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Hotel Room

So funktioniert's

Mit folgenden Anleitungen sind die verschiedenen Funktionen und Arbeitsschritte in unserer Software ein Kinderspiel. 

Bei weiteren Fragen stehen wir gerne zur Verfügung - kontaktiere uns per Chat. 

Arbeitsplanung

Chat

Vertragserstellung

Zeiterfassung

Arbeitsplanung

Schritt 1 - Das Planungsfenster

Das Planungsfenster öffnen (oben rechts das Symbol in der Mitte). 

Das Planungsfenster besteht aus vier Feldern:  

  • Links: Schichten (& Abwesenheiten)

  • Mitte: Ausgewählte Schicht

  • Rechts: Aufgaben

  • Unten: Zeitstrahl / Wochenansicht - Das ist der Einsatzplan für Ihre Mitarbeitenden

Schritt 2 - Schichten erstellen

  • Neue Schicht erstellen

  • Dauer der Schicht festlegen (erforderlich)

  • Namen für Schicht festlegen und optional die Abteilung auswählen

  • Optional Zeitraum für Pause angeben

Schritt 3 - Aufgaben einer Schicht zuordnen

Nun gilt es, der erstellten Schicht bestimmte Aufgaben zuzuteilen: 

  • Neue Aufgabe erstellen und benennen

  • Schicht auswählen und im Feld rechts die erstellte Aufgabe anklicken - so erfolgt die Zuteilung einer Aufgabe zu einer Schicht. 

  • Diese Änderungen an der Schicht werden automatisch gespeichert

Schritt 4 - Anpassungen

Sie können bestehende Schichten bis ins letzte Detail anpassen. Dazu das Feld in der Mitte nutzen und Name, Abteilung, Zeitfenster und Darstellung neu bestimmen.

Schritt 5 - Schichten in Wochenplanung einfügen

Nun können neu erstellte Schichten und Absenzen (dazu den zweiten Reiter im Feld oben links beachten) in die Wochenplanung eingefügt werden.

  • Per Drag & Drop das ausgewählte Element auf den jeweiligen Tag & Mitarbeitenden ziehen.

Gestalten Sie Wochenplanungs-Ansicht mit mehreren FIltern ganz nach Ihren Bedürfnissen.

  • Bei Bedarf können Sie einzelne Schichten bei der jeweiligen Platzierung individuell bearbeiten

    Beispiel: Ihre Schicht “MB1” hat die Aufgaben “Auftischen”, “Kaffeemaschinen reinigen” und “Service”. Sie wollen diese Schicht nun einem Mitarbeitenden zuteilen. Ausnahmsweise ist an diesem Tag aber auch ein anderes Team-Mitglied im Einsatz, dessen Schicht “MB2” die Aufgabe “Kaffeemaschinen reinigen” und “Service” bereits umfasst. Sie können nun bei der ganz konkreten Schicht für dieses eine Mal die Aufgabe “Kaffeemaschinen reinigen” entfernen, da dieser Task nicht von beiden Personen erledigt werden soll. Wenn sie das nächste Mal die Schicht “MO1” wieder auswählen, ist der Task “Kaffeemaschinen reinigen” wieder aufgeführt. 
     

  • Die Schichtplanung abschliessen per Klick auf “Veröffentlichen”. So wird die Planung dem Team bekanntgegeben. 
     

Chat (Mitarbeitende)

Mitarbeitende kommunizieren über die Easyplan App, die ganz einfach auf iOS und Android Smartphones installiert werden kann.

Schritt 1 - Login

  • Login über die Easyplan App mit eigener Email und persönlichen Passwort.

Schritt 2 - Chat öffnen

  • Im Header auf der rechten Seite auf den Briefumschlag tippen.

Schritt 3 - Bedienung

Nun gilt es, der erstellten Schicht bestimmte Aufgaben zuzuteilen: 

  • Das Sprechblasen-Symbol und das Gruppensymbol sind für die Eröffnung neuer Chats.
    Offene Chats findet man geordnet nach Aktualität unter dem “Search”-Balken. 

  • Die Chats funktionieren wie von anderen Chat-Apps gewohnt. 
    → Empfehlung: Für Zusatzinfos den “Assistant” (aktivierbar oben rechts) nutzen

Chat (Management)

Das Management kommuniziert direkt über das Management Portal.

Schritt 1 - Login

Schritt 2 - Chat öffnen

  • Im Header auf der rechten Seite auf den Briefumschlag klicken.

Schritt 3 - Bedienung

  • Das Sprechblasen-Symbol und das Gruppensymbol sind für die Eröffnung neuer Chats.
    Offene Chats findet man geordnet nach Aktualität unter dem “Search”-Balken. 
    Die Chats funktionieren wie von anderen Chat-Apps gewohnt. 
    → Empfehlung: Für Zusatzinfos kann der “Assistant” (aktivierbar oben rechts) eingeschaltet werden. 

Mitarbeitende anlegen & Vertrag erstellen

Schritt 1 - Mitarbeitende anlegen

  • Auf “Mitarbeitende hinzufügen” klicken

  • In einem ersten Schritt Vorname, Name und Vertragsdauer angeben

Schritt 2 - Mitarbeitenden-Profil

  • Die neu erfasste Person ist nun unter «Zukünftige Mitarbeitende»

  • Per Klick das Profil der Person öffnen und weitere Informationen eintragen 

Schritt 3 - Grundlagen für den Vertrag

  • Easyplan führt nun durch den Registrierungs-Prozess

  • Mittels weniger Mausklicks erstellen Sie hier einen vollständigen und gültigen L-GAV-konformen Arbeitsvertrag. Folgen Sie der Eingabemaske Punkt für Punkt:

  • Vertragsart bestimmen und Vertragsdauer prüfen.

  • Gehalt, Abzüge und Zulagen festlegen

  • Sind besondere Bedingungen Teil des Vertrags (etwa die Bedienung in einem Fumoir), dann diese im letzten Feld entsprechend angeben. Notieren Sie, an welchen Tagen diese Bedingungen gelten.

Schritt 4 - Mitarbeitenden-Dateien

  • Nun geht es zu den Daten des oder der neuen Mitarbeitenden, die sowohl im neuen Vertrag als auch in der Easyplan-App angezeigt werden. Folgen Sie auch hier der Eingabemaske.

  • Ist die Abteilung oder die Stellenbezeichnung noch nicht vorhanden?
    Kein Problem – erfassen Sie diese neu.

  • Sie erfassen hier Daten zur Rolle im Unternehmen

Schritt 5 - Dokumente

  • Hier sind Ausweise, Zertifikate und weitere Dokumente zu den Mitarbeitenden zu hinterlegen. Auch laufende oder frühere Verträge mit Mitarbeitenden sind hier ersichtlich.

Schritt 6 - Vertragserstellung

Wenn Sie alle gelb umrahmten (= erforderlich) Felder ausgefüllt haben, kann der Vertrag erstellt werden.

  • Klicken Sie zur Überprüfung des Vertrags auf Vertragsvorschau

  • Öffnen Sie das Dokument via Vertragsvorschau

  • Unterzeichnen Sie es digital oder ausgedruckt und speichern es neu auf Ihrem Gerät ab.

  • Laden Sie den unterzeichneten Vertrag hoch

  • Der oder die Mitarbeitende hält nun einen Hinweis darauf, dass sie oder er das Dokument unterzeichnen kann

Zeiterfassung (Mitarbeitende)

Für die Zeiterfassung ist ein an das Internet angebundenes Gerät in der entsprechenden Location des Gastro- oder Hotelbetriebes erforderlich. Es muss keine App installiert werden. Wir empfehlen ein einfaches Gerät mit Touchscreen, das nur für diesen Zweck genutzt wird. Eher weniger empfehlen wir Geräte, die für Kassenlösungen optimiert sind oder für Licht- und Musiksteuerung zuständig sind.

Schritt 1 - Login

Schritt 2 - Betrieb / Niederlassung wählen

  • Den entsprechenden Betrieb oder Ableger wählen.
    Die Oberfläche der Zeiterfassung erscheint und ist bereit. 

Schritt 3 - Bedienung

  • Das Personal “stempelt” mit der persönlichen vierstelligen Identifikationsnummer ein und bestätigt über das Häkchen. Dann muss zwingend der “Check in”-Button getippt werden - die Arbeitszeit beginnt. 

  • Auch für das ein- und auschecken in der Pause sowie das Beenden der Arbeitszeit wird die ID-Nr. eingegeben und mit dem Häkchen bestätigt. Dann wählt man zwischen “Start Pause”, “Stop Pause” oder “Checkout”. 
     

Zeiterfassung Management

Die Personalabteilung oder dazu berechtigte Teamleiter:Innen können nachträgliche Anpassungen über das Management Portal erfassen.

Schritt 1 - Login

Schritt 2 - Person wählen

  • Über das Dashboard die betreffende Person auswählen und das vierte Register “Time tracking” öffnen. Hier kann die jeweilige Schicht gesucht und bearbeitet werden.

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