Voici comment ça marche
Avec les instructions suivantes, les différentes fonctions et étapes de travail de notre logiciel deviennent un jeu d'enfant.
Si vous avez d'autres questions, n'hésitez pas à nous contacter via le chat.
Planification du travail
Étape 1 - La fenêtre de planification
Ouvrez la fenêtre de planification (le symbole au milieu en haut à droite).
La fenêtre de planification se compose de quatre champs :
Liens : Equipes (et absences)
Milieu : calque sélectionné
À droite : tâches
Ci-dessous : Chronologie/vue hebdomadaire – Il s'agit du plan de déploiement pour vos employés
Étape 2 - Créer des équipes (shifts)
-
Créer une nouveau équipe
-
Définir la durée du quart de travail (obligatoire)
-
Définir le nom de l'équipe et éventuellement sélectionner le département
-
Spécifiez éventuellement une période de pause
Étape 3 - Attribuer des tâches à un quart de travail
Il est maintenant temps d'attribuer certaines tâches à l'équipe créée :
Créer et nommer une nouvelle tâche
Sélectionnez une équipe et cliquez sur la tâche créée dans le champ de droite - c'est ainsi qu'une tâche est affectée à une équipe.
Ces modifications apportées à l'équipe sont enregistrées automatiquement
Étape 4 - Ajustements
Vous pouvez personnaliser les équipes existantes jusque dans les moindres détails. Pour cela, utilisez le champ du milieu et redéfinissez le nom, le service, la fenêtre horaire et la présentation.
Étape 5 - Ajouter des quarts de travail à la planification hebdomadaire
Les équipes et absences nouvellement créées (veuillez noter le deuxième onglet dans le champ en haut à gauche) peuvent désormais être insérées dans la planification hebdomadaire.
-
Faites glisser et déposez l'élément sélectionné sur la balise et l'employé respectifs.
Concevez la vue de planification hebdomadaire avec plusieurs filtres en fonction de vos besoins.
Si nécessaire, vous pouvez modifier les calques individuels individuellement pour leur placement
Exemple : Votre équipe « MB1 » comporte les tâches « Servir », « Nettoyer les machines à café » et « Service ». Vous souhaitez maintenant attribuer cette équipe à un employé. Par exception, un autre membre de l'équipe est également de service ce jour-là , dont l'équipe « MB2 » comprend déjà les tâches « nettoyage des machines à café » et « service ». Vous pouvez désormais supprimer pour une fois la tâche « Nettoyer les machines à café » pour une équipe spécifique, car cette tâche ne doit pas être effectuée par les deux personnes. La prochaine fois que vous sélectionnerez à nouveau le décalage « MO1 », la tâche « Nettoyer les machines à café » sera à nouveau répertoriée.Complétez la planification des équipes en cliquant sur « Publier ». C'est ainsi que la planification est communiquée à l'équipe.
Chat (employés)
Les collaborateurs communiquent via l'application Easyplan, qui s'installe facilement sur les smartphones iOS et Android.
Étape 1 - Connexion
-
Connectez-vous via l'application Easyplan avec votre propre email et votre mot de passe personnel.
Étape 2 - Ouvrir le chat
-
Appuyez sur l'enveloppe dans l'en-tête à droite.
Étape 3 - Fonctionnement
Il est maintenant temps d'attribuer certaines tâches à l'équipe créée :
L'icône de bulle de dialogue et l'icône de groupe permettent d'ouvrir de nouvelles discussions.
Les discussions ouvertes peuvent être trouvées triées par actualité dans la barre « Recherche ».Les chats fonctionnent comme les autres applications de chat.
→ Recommandation : Utilisez l'« Assistant » (activable en haut à droite) pour des informations complémentaires
Chat (gestion)
La direction communique directement via le portail de gestion.
Étape 1 - Connexion
-
Connectez-vous via https://easy.easyplan.me/login
Étape 2 - Ouvrir le chat
-
Cliquez sur l'enveloppe dans l'en-tête à droite.
Étape 3 - Fonctionnement
-
L'icône de bulle de dialogue et l'icône de groupe permettent d'ouvrir de nouvelles discussions.
Les discussions ouvertes peuvent être trouvées triées par actualité dans la barre « Recherche ».
Les chats fonctionnent comme les autres applications de chat.
→ Recommandation : L'« Assistant » (activable en haut à droite) peut être activé pour des informations supplémentaires.
Créer des employés et créer un contrat
Étape 1 - Créer des employés
Cliquez sur « Ajouter des employés ».
Dans un premier temps, saisissez votre prénom, votre nom et la durée du contrat
Étape 2 - Profil de l'employé
La personne nouvellement enregistrée se trouve désormais sous « Futurs employés »
Cliquez pour ouvrir le profil de la personne et saisir des informations supplémentaires
Étape 3 - Bases du contrat
Easyplan vous guide désormais dans le processus d'inscription
En quelques clics de souris, vous pouvez créer un contrat de travail complet et valide conforme à la L-GAV. Suivez point par point le masque de saisie :
Déterminez le type de contrat et vérifiez la durée du contrat.
Déterminer le salaire, les retenues et les allocations
Si des conditions particulières font partie du contrat (par exemple prestation dans un fumoir), indiquez-les dans le dernier champ. Notez quels jours ces conditions s’appliquent.
Étape 4 - Dossiers des employés
Passons maintenant aux données du ou des nouveaux salariés, qui seront affichées à la fois dans le nouveau contrat et dans l'application Easyplan. Suivez le masque de saisie ici également.
Le département ou l'intitulé du poste n'existe-t-il pas encore ?
Pas de problème – il suffit de le saisir à nouveau.Ici, vous saisissez des données sur votre rôle dans l'entreprise
Étape 5 - Documents
-
Les cartes d'identité, certificats et autres documents relatifs aux employés doivent être stockés ici. Les contrats actuels ou antérieurs avec les employés peuvent également être consultés ici.
Étape 6 - Création du contrat
Si vous avez rempli tous les champs encadrés en jaune (= obligatoire), le contrat peut être créé.
Pour consulter le contrat, cliquez sur Aperçu du contrat
Ouvrir le document via l'aperçu du contrat
Signez-le numériquement ou imprimez-le et enregistrez-le à nouveau sur votre appareil.
Téléchargez le contrat signé
L'employé dispose désormais d'une note indiquant qu'il peut signer le document
Saisie des temps (employés)
Pour l'enregistrement du temps, un appareil connecté à Internet à l'emplacement correspondant du restaurant ou de l'hôtel est nécessaire. Aucune application ne doit être installée. Nous recommandons un appareil simple avec un écran tactile utilisé uniquement à cet effet. Nous sommes moins susceptibles de recommander des appareils optimisés pour les solutions de caisse enregistreuse ou responsables du contrôle de l'éclairage et de la musique.
Étape 1 - Connexion
-
Connectez-vous via https://timetracking.easyplan.me/login
Étape 2 - Sélectionnez l'entreprise/succursale
-
Choisissez l'entreprise ou la succursale appropriée.
L'interface de suivi du temps apparaît et est prête.
Étape 3 - Fonctionnement
Le personnel « tamponne » avec son numéro d'identification personnel à quatre chiffres et confirme avec la coche. Ensuite, il faut appuyer sur le bouton « Check-in » - les heures de travail commencent.
Le numéro d'identification est également utilisé pour l'enregistrement et le départ pendant les pauses et pour terminer les heures de travail. saisie et confirmée par la coche. Ensuite, vous choisissez entre « Démarrer la pause », « Arrêter la pause » ou « Commander ».
Gestion de la saisie des temps
Le service des ressources humaines ou les chefs d'équipe habilités peuvent enregistrer les ajustements ultérieurs via le portail de gestion.
Étape 1 - Connexion
-
Connectez-vous via https://easy.easyplan.me/login
Étape 2 - Sélectionnez la personne
-
Sélectionnez la personne concernée via le tableau de bord et ouvrez le quatrième onglet « Suivi du temps ». La couche correspondante peut être recherchée et modifiée ici.